Manfaat IT Governance
Sebagian besar korporasi kecil maupun besar memandang bahwa pengunaan TI untuk mendukung proses bisnis menjadi sesuatu yang penting. TI bukanlah hal baru dalam dunia bisnis karena dalam beberapa dekade terakhir ini, TI telah menjadi pendukung dalam proses bisnis perusahaan. Pada awal pemanfaatannya TI hanya dimanfaatkan untuk proses perhitungan tetapi seiring berkembangnya teknologi dan desakan untuk meningkatkan proses bisnis perusahaan maka TI saat ini digunakan untuk mendukung berbagai proses bisnis.
Kebutuhan informasi menjadi salah satu faktor penggunaan TI, karena dengan TI kita dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat, dan bisa diakses kapanpun dibutuhkan. Saat ini informasi menjadi dasar dan pendukung dalam pengambilan keputusan, karena penggunaan TI pada saat ini bukan hanya untuk membantu proses perhitungan tetapi penggunaan TI telah mencapai satu titik yang sangat tinggi, yakni sebagai alat pendukung pengambilan keputusan.
TI memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasaran bisnis. Tantangan bisnis pada saat ini adalah peningkatan performa bisnis, peningkatan ROI, meminimalkan biaya dan waktu pada pasar, meminimalkan resiko pada dunia bisnis yang selalu berubah. TI juga memiliki tantangan, yakni menghubungkan bisnis dan IT, meminimalkan biaya dan kompleksitas (kerumitan), mengoptimalisasi sumber daya dan biaya, memastikan sebuah lingkungan TI yang stabil dan fleksibel. Apabila tantangan pada TI dapat dihadapi dengan baik maka sasaran perusahaan dapat tercapai.
Sebuah perusahaan yang memiliki TI yang baik akan memiliki sebuah struktur organisasi yang bersifat horizontal, dimana birokrasi dalam keorganisasian menjadi semakin mudah. Misalnya, dulu orang yang ingin membuat SIM(surat izin mengemudi) diharuskan melalui proses dan administrasi yang panjang sehingga diperlukan waktu seharian untuk mendapat surat izin mengemudi tersebut, tetapi dengan pemanfaatan TI hal ini dapat ditanggulangi sehingga pembuatan surat izin mengemudi tidak lebih dari 2 jam.
Tidak semua perusahaan berhasil menerapkan TI pada perusahaannya. Hal ini dapat dikarenakan tata kelola TI yang kurang baik. Tata kelola TI adalah bertujuan untuk memastikan sasaran dan harapan dari penerapan TI tercapai.
Harapan pada saat implemetasi TI adalah:
Mendapatkan dukungan dari stakeholder: pimpinan, user, unit TI dan public.
Dukungan dari stakeholder sangat penting karena apabila tidak ada persetujuan dari pemilik dan pengguna, pemanfaatan TI akan menjadi wacana saja.
Biasanya ketiadaan dukungan dari stakeholder dapat diakibatkan oleh ketidakpercayaan oleh pemilik bahwa TI dapat meningkatkan keuntungan dan proses bisnis atau karena stakeholder tidak tahu dan tidak mengerti dengan TI.
Pengembangan dan implementasi sistem on schedule, dengan kualitas tinggi.
Pengembangan dan implementasi TI merupakan sebuah proyek, oleh karena diperlukan sebuah manajemen projek. Apabila manajemen proyeknya buruk maka yang terjadi adalah keterlambatan proyek, pembengkakan biaya dan kualitas output dari yang buruk.
Bukan sekedar peningkatan efisiensi dari produktivitas tetapi mengarah pada peningkatan efektivitas.
Jaminan atas kerahasiaan, kelengkapan dan ketersediaan informasi.
Informasi merupakan salah satu faktor paling penting dalam pengambilan keputusan dalam perusahaan. Oleh karena itu kerahasiaan, kelengkapan dan ketersediaan informasi pada saat dibutuhkan harus benar-benar dijaga. Aman dari segala tindakan penyusupan yang dapat merusak, mengubah dan menghilangkan informasi. Otorisasi harus ditentukan, siapa saja yang dapat mengakses informasi, siapa saja yang dapat mengubah sebuah informasi, siapa yang dapat menyebarkan informasi, dll. Otorisasi ini penting demi integritas sebuah data.
TI mungkin mudah bila disebutkan tetapi implementasinya amat susah karena pengimplementasian TI adalah seperti merestrukturisasi sebuah organisasi secara keseluruhan. Kita harus mengubah cara bekerja setiap orang, mengubah suatu budaya yang telah mengakar dalam perusahaan, dll. Tidak hanya itu pelaksanaan TI yang gagal dapat mengakibatkan sebuah perusahaan runtuh(bangkrut). Kenyataan yang harus dihadapi oleh banyak perusahaan saat ini dalam pengimplementasian TI adalah:
TI hanya menjadi ‘concern’ dari tim teknikal, tidak memperoleh perhatian dari pemimpin puncak
Bagi seseorang yang menduduki jabatan sebagai direktur utama / CEO, TI hanya merupakan kerjaan orang teknik. Sehingga mereka seringkali tidak menghiraukan hal mengenai TI, padahal pengimplementasian TI membutuhkan dukungan dari top level management, keterlibatan pengguna, dan tujuan dan sasaran dari proyek TI yang jelas.
Kerugian financial, rusaknya reputasi.
TI mungkin dapat membawa perubahan kepada organisasi apabila diimplementasikan dengan benar dan sukses, tetapi apabila gagal, maka akan berakibat pada kerugian financial dan rusaknya reputasi perusahaan. Hal ini sangat berbahaya karena dapat membuat sebuah perusahaan bangkrut.
Proyek over budget, time overrun, under specification.
Proyek TI seperti dikatakan diawal adalah sebuah proyek yang rumit, melibatkan seluruh organisasi atau sebuah bagian oleh karena itu proses perencanaannya harus dilakukan dengan matang agar tidak over budget (pembengkakan biaya), time overrun(keterlambatan), dan under specification(spesifikasinya tidak sesuai).
Penurunan efektivitas proyek karena buruknya kualitas output sistem TI
Output TI berupa informasi menjadi informasi yang akurat dan konsisten haruslah terjamin. Karena informasi merupakan alat pendukung keputusan.
Pemilihan teknologi yang tidak sesuai: terlalu canggih/kuno, kompleks/sederhana.
Pemilihan teknologi yang tepat adalah hal yang esensial karena apabila teknologi yang dipakai terlalu kuno maka pekerjaan akan menjadi lambat sedangkan bila teknologinya canggih maka yang terjadi ada biaya yang dikeluarkan semakin besar.
Tingginya tingkat kejadian insiden terkait keamanan atas asset informasi.
Informasi merupakan aset perusahaan. Informasi penting untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu otorisasi harus dianalisa dengan baik.
Keberhasilan dalam pengimplementasian TI sangat bergantung pada tata kelola TI yang baik, tata kelola TI yang buruk dapat dilihat dari gejala-gejala dibawah ini:
Gejala-gejala
Sistem yang tidak terintegrasi, pulau-pulau aplikasi
Buruknya kualitas aplikasi / sistem
Tingginya keluhan user mengenai kinerja sistem TI
Rendahnya kepedulian terhadap aspek kerahasiaan teknologi dan informasi
Rendanya tingkat ketersediaan informasi
Tidak adanya kebijakan dan prosedur tata kelola TI secara utuh.
Dampak negatif
TI hanya menjadi “concern” dari tim teknikal, tidak memperoleh perhatian dari pimpinan puncak.
Kerugian financial
Rusaknya reputasi
Proyek over budget, time overrun, under specification
Pemilihan teknologi yang tidak sesuai: terlalu canggih/kuno, kompleks/sederhana.
Buruknya support quality.
Tingginya tingkat kejadian insiden terkait keamanan atas asset informasi.
Pertanyaan yang bisa kita tanyakan adalah bagaimana mencapai tata kelola TI yang efektif? Tata kelola yang efektif memerlukan perencanaan strategy, pelaksaaan yang terarah dan pengendalian dan pemantauan yang tepat. Dari skema gambar dibawah ini dapat kita lihat dengan jelas arah pengimplementasian TI yang tepat.
Gambar 1.1: Ilustrasi arah pengimplementasian TI
TI merupakan jawaban atas banyak tantangan bisnis pada saat ini. Oleh karena itu setiap proses pengimplementasian harus mendapat perhatiaan yang maksimal.
Refrensi :
Priguna Kurniadi, Binus university
Kebutuhan informasi menjadi salah satu faktor penggunaan TI, karena dengan TI kita dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat, dan bisa diakses kapanpun dibutuhkan. Saat ini informasi menjadi dasar dan pendukung dalam pengambilan keputusan, karena penggunaan TI pada saat ini bukan hanya untuk membantu proses perhitungan tetapi penggunaan TI telah mencapai satu titik yang sangat tinggi, yakni sebagai alat pendukung pengambilan keputusan.
TI memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasaran bisnis. Tantangan bisnis pada saat ini adalah peningkatan performa bisnis, peningkatan ROI, meminimalkan biaya dan waktu pada pasar, meminimalkan resiko pada dunia bisnis yang selalu berubah. TI juga memiliki tantangan, yakni menghubungkan bisnis dan IT, meminimalkan biaya dan kompleksitas (kerumitan), mengoptimalisasi sumber daya dan biaya, memastikan sebuah lingkungan TI yang stabil dan fleksibel. Apabila tantangan pada TI dapat dihadapi dengan baik maka sasaran perusahaan dapat tercapai.
Sebuah perusahaan yang memiliki TI yang baik akan memiliki sebuah struktur organisasi yang bersifat horizontal, dimana birokrasi dalam keorganisasian menjadi semakin mudah. Misalnya, dulu orang yang ingin membuat SIM(surat izin mengemudi) diharuskan melalui proses dan administrasi yang panjang sehingga diperlukan waktu seharian untuk mendapat surat izin mengemudi tersebut, tetapi dengan pemanfaatan TI hal ini dapat ditanggulangi sehingga pembuatan surat izin mengemudi tidak lebih dari 2 jam.
Tidak semua perusahaan berhasil menerapkan TI pada perusahaannya. Hal ini dapat dikarenakan tata kelola TI yang kurang baik. Tata kelola TI adalah bertujuan untuk memastikan sasaran dan harapan dari penerapan TI tercapai.
Harapan pada saat implemetasi TI adalah:
Mendapatkan dukungan dari stakeholder: pimpinan, user, unit TI dan public.
Dukungan dari stakeholder sangat penting karena apabila tidak ada persetujuan dari pemilik dan pengguna, pemanfaatan TI akan menjadi wacana saja.
Biasanya ketiadaan dukungan dari stakeholder dapat diakibatkan oleh ketidakpercayaan oleh pemilik bahwa TI dapat meningkatkan keuntungan dan proses bisnis atau karena stakeholder tidak tahu dan tidak mengerti dengan TI.
Pengembangan dan implementasi sistem on schedule, dengan kualitas tinggi.
Pengembangan dan implementasi TI merupakan sebuah proyek, oleh karena diperlukan sebuah manajemen projek. Apabila manajemen proyeknya buruk maka yang terjadi adalah keterlambatan proyek, pembengkakan biaya dan kualitas output dari yang buruk.
Bukan sekedar peningkatan efisiensi dari produktivitas tetapi mengarah pada peningkatan efektivitas.
Jaminan atas kerahasiaan, kelengkapan dan ketersediaan informasi.
Informasi merupakan salah satu faktor paling penting dalam pengambilan keputusan dalam perusahaan. Oleh karena itu kerahasiaan, kelengkapan dan ketersediaan informasi pada saat dibutuhkan harus benar-benar dijaga. Aman dari segala tindakan penyusupan yang dapat merusak, mengubah dan menghilangkan informasi. Otorisasi harus ditentukan, siapa saja yang dapat mengakses informasi, siapa saja yang dapat mengubah sebuah informasi, siapa yang dapat menyebarkan informasi, dll. Otorisasi ini penting demi integritas sebuah data.
TI mungkin mudah bila disebutkan tetapi implementasinya amat susah karena pengimplementasian TI adalah seperti merestrukturisasi sebuah organisasi secara keseluruhan. Kita harus mengubah cara bekerja setiap orang, mengubah suatu budaya yang telah mengakar dalam perusahaan, dll. Tidak hanya itu pelaksanaan TI yang gagal dapat mengakibatkan sebuah perusahaan runtuh(bangkrut). Kenyataan yang harus dihadapi oleh banyak perusahaan saat ini dalam pengimplementasian TI adalah:
TI hanya menjadi ‘concern’ dari tim teknikal, tidak memperoleh perhatian dari pemimpin puncak
Bagi seseorang yang menduduki jabatan sebagai direktur utama / CEO, TI hanya merupakan kerjaan orang teknik. Sehingga mereka seringkali tidak menghiraukan hal mengenai TI, padahal pengimplementasian TI membutuhkan dukungan dari top level management, keterlibatan pengguna, dan tujuan dan sasaran dari proyek TI yang jelas.
Kerugian financial, rusaknya reputasi.
TI mungkin dapat membawa perubahan kepada organisasi apabila diimplementasikan dengan benar dan sukses, tetapi apabila gagal, maka akan berakibat pada kerugian financial dan rusaknya reputasi perusahaan. Hal ini sangat berbahaya karena dapat membuat sebuah perusahaan bangkrut.
Proyek over budget, time overrun, under specification.
Proyek TI seperti dikatakan diawal adalah sebuah proyek yang rumit, melibatkan seluruh organisasi atau sebuah bagian oleh karena itu proses perencanaannya harus dilakukan dengan matang agar tidak over budget (pembengkakan biaya), time overrun(keterlambatan), dan under specification(spesifikasinya tidak sesuai).
Penurunan efektivitas proyek karena buruknya kualitas output sistem TI
Output TI berupa informasi menjadi informasi yang akurat dan konsisten haruslah terjamin. Karena informasi merupakan alat pendukung keputusan.
Pemilihan teknologi yang tidak sesuai: terlalu canggih/kuno, kompleks/sederhana.
Pemilihan teknologi yang tepat adalah hal yang esensial karena apabila teknologi yang dipakai terlalu kuno maka pekerjaan akan menjadi lambat sedangkan bila teknologinya canggih maka yang terjadi ada biaya yang dikeluarkan semakin besar.
Tingginya tingkat kejadian insiden terkait keamanan atas asset informasi.
Informasi merupakan aset perusahaan. Informasi penting untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu otorisasi harus dianalisa dengan baik.
Keberhasilan dalam pengimplementasian TI sangat bergantung pada tata kelola TI yang baik, tata kelola TI yang buruk dapat dilihat dari gejala-gejala dibawah ini:
Gejala-gejala
Sistem yang tidak terintegrasi, pulau-pulau aplikasi
Buruknya kualitas aplikasi / sistem
Tingginya keluhan user mengenai kinerja sistem TI
Rendahnya kepedulian terhadap aspek kerahasiaan teknologi dan informasi
Rendanya tingkat ketersediaan informasi
Tidak adanya kebijakan dan prosedur tata kelola TI secara utuh.
Dampak negatif
TI hanya menjadi “concern” dari tim teknikal, tidak memperoleh perhatian dari pimpinan puncak.
Kerugian financial
Rusaknya reputasi
Proyek over budget, time overrun, under specification
Pemilihan teknologi yang tidak sesuai: terlalu canggih/kuno, kompleks/sederhana.
Buruknya support quality.
Tingginya tingkat kejadian insiden terkait keamanan atas asset informasi.
Pertanyaan yang bisa kita tanyakan adalah bagaimana mencapai tata kelola TI yang efektif? Tata kelola yang efektif memerlukan perencanaan strategy, pelaksaaan yang terarah dan pengendalian dan pemantauan yang tepat. Dari skema gambar dibawah ini dapat kita lihat dengan jelas arah pengimplementasian TI yang tepat.
Gambar 1.1: Ilustrasi arah pengimplementasian TI
TI merupakan jawaban atas banyak tantangan bisnis pada saat ini. Oleh karena itu setiap proses pengimplementasian harus mendapat perhatiaan yang maksimal.
Refrensi :
Priguna Kurniadi, Binus university
Komentar